Ny teknologi løfter små bistandsorganisasjoner

De siste ti årene har Adina-stiftelsen hjulpet barn med nedsatte fysiske funksjonsevner i Lira i Nord-Uganda. Organisasjonen har sørget for at barna har fått nødvendige operasjoner, rehabilitering og hjelp til skolegang, samt gitt støtte til familiene deres.

Stiftelsen holder til i Bergen og har en liten administrasjon på knappe to årsverk, med et arbeidende styre, og ifølge dem selv går nesten alle offentlige og innsamlede bistandsmidler direkte til barna. Som andre små organisasjoner har de utfordringer når det gjelder å lykkes med begrensede ressurser.

- I dag kreves det stadig mer administrasjon for å søke om støtte fra offentlige ordninger samt skaffe til veie nødvendig dokumentasjon. Vi har ikke de økonomiske musklene som større organisasjoner har til slike lange og kostbare prosesser, og hindres derfor i å få tak i offentlige bistandsmidler, sier styreleder Åse Kvinnsland Kodal.

- I tillegg gir reisebegrensninger grunnet covid-19 en del utfordringer i oppfølgingen av prosjektene.

Da pandemien rammet i fjor ble det vanskelig å dra på besøk til Uganda.

- Vi har ikke kunne reise, og ser at det også kan bli vanskelig fremover. Derfor var dette dataverktøyet en god mulighet for oss, sier Kodal.

Et helhetlig overblikk

Gjennom et samarbeid med teknologiselskapet Ai-Bergen skal organisasjonen i gang med å digitalisere prosjektadministrasjonen sin gjennom en app. Ai-Bergen har med støtte fra Innovasjon Norge utviklet en dataløsning som tar utgangspunkt i bistandsprosessene til FN, UD og Norad. Selskapet har gjennom to år studert retningslinjene for resultatbasert styring, kalt Logical framework approach (LFA), og resultatet er samhandlingsplattformen e-LFA.

- Det er ikke noe nytt i selve kvalitetssikringen av prosjektene. Det er bare en enklere og smartere måte å gjøre det på, sier Kodal.

Dataverktøyet muliggjør enkel og fleksibel design, overvåkning og evaluering av prosjektet, slik at alle involverte arbeider med samme prosjektforståelse. Rapporteringen skjer i samme rammeverk, noe som sikrer høykvalitetsdata og konsistente rapporter. I tillegg åpner samarbeidsplattformen for interaktive arbeidsmøter. Endringer som gjøres reflekteres øyeblikkelig i prosjekts budsjett og andre pre-definerte rapporter. Videre gjøres rapporteringen raskt og enkelt, og i et konsistent format som gjør det mulig å følge opp prosjekter i sanntid og sammenlikne prosjekter på tvers i organisasjonen.

Enklere å følge med på avstand

Kodal tror appen kan hjelpe organisasjonen til å holde oversikt nå som de fysiske besøkene ser ut til å bli færre. Den setter komponentene i prosjektet i sammenheng med hverandre, målene i sammenheng med midlene.

- Gjennom appen kan brukerne se hvordan ulike handlinger påvirker hverandre. Risikoanalysen er integrert, slik at det kommer opp røde flagg om prosjektene ligger for langt unna målene, sier hun.

Organisasjonen måtte for over ti år siden bryte samarbeidet med en lokal organisasjon i Uganda, etter at det ble avslørt økonomisk utroskap. Kodal forteller at appen er særlig nyttig når det gjelder budsjett og regnskap. Med modulen e-Accounting gjennomføres prosjektets autorisasjon for utgifter, dokumentasjon og bokføring enkelt gjennom tilgangs- og rollekontroll. I modulen e-Assessment er det mulig å gjennomføre partnerassement, og utviklingen av organisasjonen kan monitorers over tid. Dokumenter tilhørende prosjektet er klassifisert, søkbart og alltid tilgjengelig, forteller Kodal.

- Vanligvis brukes det permer, kvitteringer som skal stemples og en rekke excel-ark. Det er en tungvint måte å gjøre det på, og det kan være vanskelig å holde oversikt. Gjennom appen har vi alt i ett system, og utgiftene legges inn fortløpende slik at vi kan følge med på budsjettpostene underveis. Det gir oss god kontroll, sier hun.

Løsningen gjør kommunikasjonen mellom Adina og deres partnere enklere siden alle ser det samme, og man unngår begrepsforvirring, sier Kodal. Det har sine fordeler, ikke minst innen kapasitetsbygging.

- Med dette nye verktøyet henger alt sammen; resultatrammeverk, prosjektstyring, rapportering, økonomi og partnerevalueringer. Og alle ser samme virkelighet. Dermed kan vi holde organisasjonen liten og slagkraftig, samtidig som vi utvikler våre partnere, sier Kodal.

Kan brukes som grunnlag for forskning

Gjennom e-LFA kan stiftelsen også måle mange forskjellige indikatorer, som igjen kan brukes som grunnlag for forskning og datagrunnlag for myndighetene, sier styrelederen. Organisasjonen driver et rehabiliteringssenter for barn med nedsatte funksjonsevner og tidligere barnesoldater i Lira. Her tror Kodal at mer detaljerte data kan være et gode.

- Vi er den eneste institusjonen som leverer denne tjenesten i vår region, og samarbeider tett med myndighetene. Om våre ansatte kan være enda mer presise når de blir spurt om hva baseline er på området, tror jeg det kan være positivt, sier styrelederen i organisasjonen..

Rulles ut i løpet av våren

Stiftelsen inngikk samarbeid med Ai-Bergen i november og er nå i en etableringsfase. Kodal mener allerede å se hvilke potensiale dette verktøyet har, for organisasjonens interne prosjektoppfølgingsarbeidet, men også hvordan verktøyet kan produsere data og informasjon som gjør det lettere å kommunisere ut prosjektets resultater til interessenter både her hjemme og i Uganda.

Ifølge Ai-Bergen ligger opplæringstiden i systemet på to dager, men organisasjonen skal ta den tiden den trenger, sier Kodal.

- Vi tar våren til bruk. Den siste tiden har det vært vanskelig å sette i gang et prosjekt som dette i Uganda på grunn av valget, og den gjentatte nedstengningen av nettet, sier Kodal.

- Det er viktigere for oss at det skjer ordentlig enn raskt. Det varierer jo hvor mye digital trening de ansatte har fra før. Men jeg tror denne løsningen har mye for seg, ikke bare for små organisasjoner som oss, men også i større prosjekter, sier hun.

Styrelederen mener at organisasjonens størrelse ikke lenger blir et hinder når den kan jobbe smartere og få verifiserte feltdata i sanntid.

- Dette tror vi vil gi oss et stort løft, og gjøre oss i stand til å utvide det viktige arbeidet vi gjør i Lira, Nord-Uganda, til andre geografiske områder. Begrensningen med størrelse blir visket bort gjennom digital transformasjon. Dette er fremtidens bistand fordi alt er transparent med datadrevne beslutninger, avslutter Kodal.