Plans plutselige Sri Lanka-exit: «Brukte 67 prosent på administrasjon»

I en evalueringsrapport, som Plan selv bestilte fra det anerkjente konsulentselskapet IPID, kommer det frem at Plan Sri Lanka hadde «ekstremt høye» administrasjonskostnader.

Bistandsaktuelt har i flere artikler omtalt hard kritikk mot Plan International fra både mottakere av hjelp, tidligere ansatte og lokale partnere. De kritiserer hjelpeorganisasjonen for å ha sviktet barna de skulle hjelpe og for å ha feilinformert faddere, da engasjementet brått ble avsluttet på tampen av 2019:

20 000 fadderbarn, hvorav 1800 hadde norske faddere, mistet all støtte.

Utad viste organisasjonen til Sri Lankas økonomiske utvikling som årsak til at arbeidet ble avsluttet, men mye tyder på at det var intern uro og svært høye kostnader som var de egentlige årsakene til at organisasjonen stengte ned - etter 38 års hjelpeinnsats på Sri Lanka.

I interne Plan-dokumenter, som Bistandsaktuelt har sett, vises det til et «uholdbart høyt kostnadsnivå», samt at «eksepsjonelt lav moral blant de ansatte har vært problematisk»

Svært kritisk rapport

Høsten 2019 gjennomfører det velrennomerte srilankiske konsulentfirmaet IPID en gjennomgang av Plans arbeid på Sri Lanka - på oppdrag fra Plan Sri Lanka. IPID, som har gjort en rekke oppdrag for FN og Verdensbanken, gjennomførte hele 14 feltbesøk, gjorde 70 intervjuer med nøkkelpersoner og hadde møter med 15 fokusgrupper.

Effektivitet, relevans og bærekraft i Plans arbeid ble grundig gransket.

I rapporten fastslår IPID-konsulentene, i likhet med Plans egen strategi for 2017-2021, at det er store hjelpebehov og mye viktig arbeid som gjenstår i områdene der Plan jobber. I innledningen av evalueringen får Plan gode skussmål på flere områder, der det blant annet heter at organisasjonen har bidratt til å forbedre barns situasjon. Plan får også skryt for å jobbe i områder med «stor andel fattige, hvor det er utfordringer knyttet til feilernæring av barn, helse og utdanning». Men i all hovedsak er gjennomgangen meget kritisk:

• Administrasjonskostnadene var «ekstremt» høye. I Uva, et av områdene Bistandsaktuelt har besøkt, brukte Plan to av tre kroner på administrasjon. Bare en av tre kroner ble brukt på prosjektene. Altså: 67 prosent administrasjonskostnader.
• I North Central Province, nord på Sri Lanka - et av områdene der borgerkrigen varte lengst, var administrasjonskostnadene 56 prosent i snitt i prosjektene som ble undersøkt.
• I to nasjonale prosjekter var administrasjonskostnadene henholdsvis 83 og 94 prosent. Som eksempel bruker konsulentene et prosjekt som skulle bidra til å styrke kvinners og jenters rolle i beslutningsprosesser. Prosjektet hadde et samlet budsjett på om lag 220 000 kroner, hvorav rundt 180 000 kroner gikk til lønn og administrasjon. Det var få resultater av dette prosjektet.
  

Dårlig bærekraft

Konsulentene fra IPID skriver at «administrasjonskostnadene er overdrevne» og at flere prosjekter «har svært begrensede resultater» De understreker at det haster for Plan å granske årsakene til de «overdrevne» administrasjonskostnadene og at «dette ikke er en bærekraftig modell for gjennomføring av prosjekter». Bærekraft er svært viktig for alle seriøse bistandsorganisasjoner, og noe for eksempel bistandsgiver Norad har strenge krav til.

Rapporten forklarer ikke i detalj hvorfor kostnadene ble så høye, men peker på en rekke svakheter som kan ha bidratt til mindre effektivt bistandsarbeid.

Konsulentene understreker blant annet at organisasjonens skifte fra en «behovsbasert tilnærming» til en «rettighetsbasert tilnærming» ikke ble kommunisert godt nok - og derfor ikke ble forstått av stab og partnere. I tillegg skal Plans nye tilnærming ha vært «mindre relevant» for myndigheter og mottakere av hjelp. IPID-rapporten peker også på at det i utformingen av programmer ble gitt minimal oppmerksomhet til å analysere situasjonen, hvilket arbeid som var gjort og hvilke forventinger lokalsamfunnene selv hadde.

Konsulentene skryter av flere prosjekter, men påpeker at også de gode prosjektene hadde dårlig bærekraft. Dette er oppsiktsvekkende fordi Plan Sri Lanka stanset arbeidet sitt på svært kort varsel, men hevdet til fadderne at arbeidet ville bli videreført av lokale organisasjoner. Konsulentene fra IPID fastslår det stikk motsatte: De peker på at lokalsamfunn og samarbeidspartnere i stor grad var avhengige av Plan for at prosjektene skulle fortsette og at mange av programmene trolig ville stanse opp hvis Plan trakk seg ut.

At kostnadene var uholdbart høye bekreftes av flere tidligere ansatte som Bistandsaktuelt har snakket med.

- Plan var en god organisasjon, men ledelsen oppdaget for sent hvordan de ble motarbeidet. Ingen organisasjon tåler at 60-70 prosent av pengene går til administrasjon, sier en tidligere Plan-medarbeider som vil være anonym.

Åpenhet er kjerneverdi - nekter innsyn

Bistandsaktuelt har kontaktet det srilankiske konsulentfirmaet IPID for å få ytterligere informasjon om funnene i rapporten, blant annet for å få svar på om de høye kostnadene knyttet til hovedkontoret i Colombo er inkludert i kalkylene konsulentene har gjort.

Men programdirektør Amil Epa opplyser i en epost at avtalen IPID inngikk med Plan Sri Lanka innebærer at firmaet ikke har mulighet til å kommentere innholdet. Han bekrefter at rapporten ble formelt overlevert Plan og at IPIDs oppdrag er fullført.

Siden Plan, som har åpenhet og ærlighet som kjerneverdier, har sørget for at IPID ikke kan uttale seg om innholdet i rapporten, er det umulig å vite konkret hva som er inkludert i de «ekstremt» høye administrasjonskostnadene.

Plan International vil heller ikke gi Bistandsaktuelt tilgang til en såkalt «global audit» - en grundig revisjon - som ble gjort av Plan Sri Lankas arbeid høsten 2019. Innholdet i denne rapporten kan ha vært en viktig grunn til at ledelsen brått bestemte seg for å stanse alt arbeid på Sri Lanka.

Plan Norge viser til at evalueringen er «et intern dokument», og oppgir dette som årsak for at organisasjonen ikke vil gi Bistandsaktuelt innsyn.

På Plan Internationals hjemmesider ligger det egne rapportert om Plans arbeid i rundt 50 land. Men Bistandsaktuelt har ikke klart å finne én eneste rapport fra Plans 38 år lange Sri Lanka-engasjement.

24 kroner av hver 100-lapp til barna?

Plan Norge opplyser til Bistandsaktuelt at de rundt 1800 fadderne som hadde fadderbarn på Sri Lanka i 2019, til sammen ga om lag 4,9 millioner kroner til Plan Norge. Av dette ble rundt 3,5 millioner kroner sendt videre til Sri Lanka.

Plan Norge opplyser til Bistandsaktuelt at 82 prosent av organisasjonens totale inntekter går til «formålet» og viser til at Plan Norge følger Innsamlingskontrollen definisjon av formålsprosenten:

«»Prosentsatsen viser hvor mye som faktisk er brukt på det ideelle formålet av det totale forbruket.»

Men «formålet» inkluderer altså også administrasjonskostnader i utviklingslandene - i dette tilfellet Sri Lanka. Det er ikke slik at 82 prosent av går rett til «barna» eller prosjektarbeid.

Plan Norges tall viser at 100-lapp en norsk fadder ga til å støtte barna på Sri Lanka, ble rundt 72 kroner sendt videre til øystaten. Ifølge IPID-rapporten brukte Plan på Sri Lanka 67 prosent av dette på administrasjon.

Hvis beregningene de erfarne konsulentene i IPID har gjort stemmer, betyr det at rundt 48 kroner av hver hundrelapp fra fadderen ble brukt på administrasjon på Sri Lanka. Rundt 28 kroner ble igjen i Norge - og bare rundt 24 kroner ble igjen til rent prosjektarbeid.

Plan: - Stemmer ikke med våre tall

Generalsekretær Kari Helene Partapuoli har ønsket å besvare de fleste av Bistandsaktuelts spørsmål per epost. Hun skriver at tallene fra IPID ikke stemmer med tallene Plan har for administrasjonskostnader på Sri Lanka. Hun mener derfor at regnestykket som viser at rundt 24 kroner av hver hundrelapp ble igjen til rent prosjektarbeid blir feil.

Hun viser til at Plan ikke har «verifisert» tallene fra IPIDs rapport. Partapuoli vedgår imidlertid at administrasjonskostnadene på Sri Lanka var uvanlig høye, men skriver at Plans egne tall viser at administrasjonskostnadene lå på rundt 20 prosent.

- Har Plan på noen tidspunkt tilbakevist funnene i IPID-rapporten?

«Tallene i rapporten Bistandsaktuelt refererer til er ikke de samme som Plan International opererer med. Plan Internationals egne tall viser en administrasjonsprosent på cirka 20 prosent de to siste regnskapsårene Plan var aktiv på Sri Lanka», svarer Partapuoli i eposten.

- Har ikke faddere krav på å få vite om konflikter, høye kostnader og manglende effektivitet over lang tid - slik tilfellet var på Sri Lanka?

«Jo, vi ser tydelig forbedringspotensial i vår kommunikasjon. Vi beklager at faddere ikke har fått tilstrekkelig informasjon. Et av de sentrale læringspunktene i gjennomgangen av denne prosessen, er at vi må bedre vår internkommunikasjon. Vi er også opptatt av at Plan Norge må få beskjed fra Plans hovedkontor på et tidligere tidspunkt om alvorlige utfordringer. Vi vil bruke denne anledningen til å reflektere og lære, og vi vil fortsette å jobbe for at vår kommunikasjon og vårt arbeid blir bedre.

- Men hvorfor ble ikke Plan Norge, en organisasjon med rundt 130 000 norske faddere, informert av Plans hovedkontor om de vedvarende problemene?

«I dette tilfellet har det vært svikt i kommunikasjonen mellom hovedkontoret og andre Plan-kontorer. (...) I den interne gjennomgangen av utfasingsprosessen kommer det tydelig frem at vi må bedre rutinene. På bakgrunn av gjennomgangen, jobbes det internasjonalt med å etablere nye protokoller for hvordan fremtidige avviklinger og operasjonelle utfordringer kommuniseres internt, slik at vi kan kommunisere åpent og i tide med våre faddere og andre støttespillere», skriver Partapuoli.

«Dypeste alvor»

- Plan Norge var ikke klar over kostnadsproblematikken på Sri Lanka, til tross for at dette hadde vært et problem i mange år: Hvordan kan dere være sikre på at det ikke finnes lignende problemer i andre land norske faddere sender penger til?

«Plan Norge tar dette på dypeste alvor. Som bistandsorganisasjon er vi avhengig av tillit til vårt arbeid og vi ønsker å jobbe hardt for å fortsette å forbedre oss. Det ble gjort en rekke feil ved utfasingen fra Sri Lanka. (...) Plan Norge har bedt om forsikringer om at det ikke er lignende situasjoner under oppseiling, og vi er fast bestemt på å gjøre det vi kan for å forhindre at det samme skjer igjen. Vi og flere andre Plan-kontorer har sagt tydelig fra til vårt hovedkontor», skriver Partapuoli og påpeker at hun oppfatter at Plans hovedkontor har vært lydhøre, erkjent feil som ble gjort ved nedstengningen og tatt lærdom av saken.

«Det jobbes nå videre med å etablere nye protokoller for fremtidige utfasinger og for å sikre at operasjonelle utfordringer blir godt kommunisert i hele føderasjonen. Jeg oppfatter at det er tydelige lovnader om at vi skal få bedre informasjon hvis det skulle oppstå lignende problemer et annet sted», skriver generalsekretæren i Plan Norge.

- Hvilken mening gir det egentlig at dere oppgir at 82 prosent går til «formålet» når det kan påløpe store administrasjonskostnader i utviklingslandet? Blir ikke det misvisende overfor giverne?

«Plan Norge ønsker å kommunisere godt med alle våre givere omkring resultater og pengebruk. Derfor oppgir vi på vår hjemmeside hvor mye av våre samlede inntekter som går til formålet både ute og hjemme, hvor mye som går til administrasjon og hvor mye som går til innsamling. Dette er i tråd med Innsamlingskontrollens standarder. Alle Plans inntekter, om det er fra private eller institusjonelle givere, er med på å dekke alle våre utgifter. Som det står på vår hjemmeside, går noe av de innsamlede midlene til administrasjon. Vi jobber hele tiden med å kommunisere så godt som mulig, og må selvfølgelig vurdere om vi bør være enda tydeligere overfor givere.»